A PT Integrasi Logistik Cipta Solusi (ILCS), comprometida em aumentar a competitividade do setor de logística da Indonésia, recorreu à Lark para aumentar sua própria eficiência operacional.
Ivan Nugraha
Consultor de Tecnologia, Centro de Desenvolvimento Marítimo Digital
“Com o Lark, as informações não ficam mais dispersas. Podemos tomar decisões rápidas com informações prontamente disponíveis. A personalização do Base e o poder das notificações automatizadas transformaram a forma como operamos.“
Perfil da Empresa
Como subsidiária da PT Pelabuhan Indonesia (Persero), a ILCS lidera os esforços de digitalização portuária da Indonésia, gerenciando sistemas tecnológicos críticos em 10 grandes portos que movimentam milhões de contêineres anualmente. Com 700 funcionários distribuídos em diversas localidades, a jornada de transformação digital da ILCS demonstra como a tecnologia pode revolucionar as operações marítimas.
Segmento:
Serviços Profissionais
Tamanho:
700
Localização:
Indonésia
Transformando o portal marítimo da Indonésia: a evolução digital da ILCS
A PT Integrasi Logistik Cipta Solusi (ILCS), subsidiária da PT Pelabuhan Indonesia (Persero), é especializada em soluções digitais de logística portuária e marítima. Operando em 10 grandes portos da Indonésia, a ILCS desenvolve e implementa soluções tecnológicas avançadas que agilizam as operações portuárias, desde sistemas de pagamento eletrônico até plataformas abrangentes de gestão da cadeia de suprimentos.
Para impulsionar essa transformação digital internamente, a ILCS embarcou em sua própria jornada de modernização. Com 700 funcionários distribuídos em diversas unidades – incluindo 350 funcionários administrativos e 350 funcionários de operações de pátio – a ILCS precisava de um sistema interno robusto para coordenar sua força de trabalho e manter a excelência operacional. A Lark desempenha um papel fundamental nessa transformação, servindo como a plataforma unificada que conecta perfeitamente as equipes e os processos da ILCS.
Conectando 700 funcionários por meio de colaboração centrada em bate-papo em toda a empresa
Desafio : A dependência de ferramentas de comunicação díspares criou ineficiências e silos de informação em toda a organização. Informações críticas ficavam presas em caixas de entrada de e-mail individuais e grupos de bate-papo, enquanto os recursos limitados de videoconferência – restritos apenas ao nível gerencial – criavam uma barreira significativa à colaboração entre departamentos e locais. Os funcionários recorriam à transmissão de informações complexas por meio do compartilhamento de arquivos e conversas no WhatsApp e e-mails. Essa abordagem fragmentada à comunicação não apenas retardava os processos de tomada de decisão, como também gerava esforços de trabalho duplicados e oportunidades perdidas de sinergia entre departamentos.
Solução : A ILCS implantou o Lark como um hub de comunicação unificado, conectando todos os 700 funcionários em diferentes locais por meio de uma plataforma única e segura. A solução transformou as videoconferências de um privilégio executivo em uma ferramenta para toda a organização, permitindo que equipes de operações portuárias a TI conduzissem discussões presenciais instantaneamente. Com o Lark Docs, as equipes agora mantêm um repositório centralizado de documentos, onde a colaboração em tempo real se tornou a norma, reduzindo significativamente os problemas de controle de versões e as cadeias de e-mails. Essa democratização das ferramentas de comunicação fortaleceu particularmente as equipes portuárias, que agora podem se conectar instantaneamente com a equipe do escritório por meio de videochamadas de alta qualidade e espaços de trabalho compartilhados, reduzindo drasticamente os tempos de resposta para decisões operacionais críticas.
Modernizando as operações de RH por meio da automação inteligente com Lark Base
Desafio : As operações de RH eram prejudicadas por bancos de dados de RHIS desatualizados e sistemas de rastreamento manual, tornando quase impossível manter estruturas organizacionais e informações precisas sobre funcionários em vários locais.
Solução : O sistema integrado de gestão de RH da Lark revolucionou as operações de pessoal da ILCS por meio da automação inteligente. A equipe de RH utilizou o Lark para repensar e digitalizar processos ao longo da vida de um funcionário na organização. Por exemplo, na fase de recrutamento, a equipe de RH utiliza o Base para gerenciar o projeto de recrutamento de um candidato, obtendo uma visão geral de todo o processo por meio do painel do Base. Assim que um candidato é contratado, a equipe registra os detalhes do contrato no Base e aciona automaticamente uma notificação inteligente quando o contrato está prestes a ser renovado. Os fluxos de trabalho modernizados e digitais da equipe de RH transformaram a função de RH na ILCS. As automações configuradas pela equipe – tudo sem usar uma única linha de código – liberaram seu tempo para se concentrar em decisões de negócios que agregam valor, em vez de processos manuais rotineiros.
Ovila Victoria, Coordenadora de Projetos Ágeis, disse: ” O Base nos dá o poder de moldar nossos sistemas exatamente como precisamos. É como ter uma tela em branco onde podemos construir precisamente o que funciona para nossas equipes, até o menor detalhe. “
Revolucionando os fluxos de trabalho de desenvolvimento com o Digital Scrum na Lark Base
Desafio : A equipe de tecnologia teve dificuldades com a utilização limitada do Asana, tornando o monitoramento do projeto ineficiente e dificultando a capacidade de acompanhar o progresso do desenvolvimento de forma eficaz.
Solução : A ILCS utilizou o Lark Base para criar um sistema de gestão Scrum personalizado, perfeitamente alinhado ao seu fluxo de trabalho de desenvolvimento. A solução oferece visibilidade em tempo real do andamento do projeto por meio de painéis interativos, permitindo que os líderes de equipe identifiquem e solucionem gargalos prontamente. Ao integrar práticas de gestão ágil diretamente ao seu fluxo de trabalho diário, as equipes de desenvolvimento agora mantêm melhor coordenação, reduzindo significativamente a necessidade de reuniões de atualização de status.
Inovando Processos Financeiros com Base e AnyCross
Desafio : As equipes financeiras estavam sobrecarregadas com processos manuais de gerenciamento e verificação de faturas, exigindo verificações e atualizações diárias do banco de dados, o que consumia tempo e recursos valiosos. Entre várias responsabilidades, a equipe financeira precisava acompanhar os contratos e as condições de pagamento dos clientes em um sistema interno personalizado, enquanto colaborava com os funcionários que atendiam os clientes pelo WhatsApp. O acompanhamento era uma tarefa árdua. Uma vez registrados em uma planilha, a equipe enxuta – um grupo de cerca de 10 funcionários – precisava acompanhar manualmente as datas de vencimento dos pagamentos, visualizando a planilha diariamente e lembrando a equipe responsável de emitir as faturas.
Solução : Por meio da integração perfeita com o sistema interno da ILCS, o Lark se tornou um hub digital central para a equipe financeira. Sempre que um contrato era atualizado no sistema interno, um fluxo automatizado era acionado via Lark Base, eliminando etapas manuais de entrada e verificação de dados. As equipes financeiras agora têm acesso a painéis de monitoramento abrangentes que fornecem visibilidade instantânea dos status de pagamento e fluxos de trabalho financeiros, permitindo o gerenciamento proativo dos processos financeiros. Em média, isso reduziu o tempo de processamento de 60 minutos/pessoa/semana para cerca de 20 minutos, resultando em uma melhoria de eficiência de 70%.
Muliya Jaya Fathullah, Chefe do Centro de Desenvolvimento Marítimo Digital, afirmou: ” Não precisamos procurar informações, as informações nos encontram. Ao usar o Lark como um hub digital integrado aos nossos outros sistemas, atualizações críticas são automaticamente enviadas às equipes certas. Essa entrega direta reduziu o tempo de busca e acelerou nossa resposta às necessidades operacionais. “
Simplificando processos de aquisição de alto valor com fluxos de trabalho Base
Desafio : A equipe de compras de 6 membros teve dificuldades com relatórios manuais do Excel para processos de alto valor, o que foi particularmente desafiador devido à exigência da ILCS de diligência prévia completa em compras que excedessem 100.000.000 de rupias indonésias.
Solução : A ILCS implementou um sistema de comunicação automatizado por meio do Lark que agiliza o ciclo de vida de compras. Por exemplo, se o próximo passo for a assinatura do contrato por um fornecedor, um e-mail é enviado automaticamente quando um status é atualizado no Base. A eficiência da equipe de compras melhorou drasticamente com a automatização de relatórios, permitindo que ela lidasse com requisitos complexos de due diligence para compras de grande porte com maior precisão e rapidez.
Principais resultados comerciais
A implementação do Lark transformou as operações da ILCS em todos os departamentos, proporcionando melhorias substanciais em eficiência, comunicação e gerenciamento de processos:
🎯Visibilidade aprimorada
Obteve transparência operacional completa em todos os departamentos, permitindo uma tomada de decisão mais rápida e informada.📈 Eficiência Operacional
Reduziu drasticamente os processos manuais e melhorou a eficiência do fluxo de trabalho por meio de automação e integração.🤝 Colaboração aprimorada
Cooperação interdepartamental fortalecida por meio de plataformas unificadas de comunicação e compartilhamento de informações.
