Colaborar de forma eficaz no ambiente de trabalho pode ser um desafio, e pode ser ainda mais difícil para equipes com membros localizados em diferentes partes do mundo. Felizmente, a Lark ajudou a Xiaomi a criar um ambiente de trabalho híbrido que permite aos funcionários contribuir e se comunicar de maneira eficiente, não importa onde estejam.
Lei Jun
CEO
“A Xiaomi já vem utilizando o Lark há algum tempo. Com o Lark, a criação de documentos e o compartilhamento de informações são muito mais eficientes. A colaboração entre equipes está mais fácil do que nunca.”
Perfil da Empresa
Fundada em 2010, a Xiaomi é uma das principais plataformas de IoT para consumidores e o segundo maior fabricante de smartphones do mundo. Opera em mais de 100 países e regiões e é a empresa mais jovem da lista Fortune Global 500.
Segmento:
Tecnologia
Tamanho:
+ 10.000
Localização:
Global
Unir para conquistar
“Desenvolver hardware é apenas uma parte dos negócios da Xiaomi. As forças motrizes por trás desses dispositivos são seu software e conteúdo de Internet” — Lei Jun
Ao contrário das empresas de tecnologia tradicionais, a Xiaomi oferece uma ampla gama de produtos e serviços, incluindo eletrônicos de consumo, software e itens domésticos. No entanto, essa diversidade de linhas de produtos resultou, inicialmente, no uso de múltiplas ferramentas de colaboração isoladas dentro da empresa.
Por exemplo, diferentes equipes utilizavam diferentes ferramentas de comunicação e dependiam de e-mail e de ferramentas offline de gerenciamento de documentos para coordenar projetos. Esse sistema fragmentado prejudicava a produtividade e a eficiência da organização.
A equipe da Xiaomi também era sobrecarregada pela necessidade de fazer login e verificar múltiplos sistemas internos com canais de notificação separados, o que reduzia ainda mais a produtividade.
Para garantir a integração e a colaboração fluidas entre suas várias unidades de negócios, a Xiaomi precisava de uma solução unificada de ambiente de trabalho que permitisse a troca eficiente de informações, fluxos de trabalho simplificados e rápido acesso a conhecimento e dados. Ao utilizar uma única ferramenta alinhada à estratégia de negócios da Xiaomi, a empresa pode aumentar a produtividade e impulsionar a inovação dentro da organização.
O Lark se tornou o hub unificado para a colaboração interna da Xiaomi
A Xiaomi se interessou pelo Lark devido à sua integração abrangente de ferramentas, interface amigável e compromisso em promover uma colaboração eficaz.
Mais do que apenas uma ferramenta de comunicação
Antes, os funcionários utilizavam softwares de chat pessoais para a comunicação no trabalho, o que exigia adicionar colegas como “amigos” antes de poderem se comunicar. Isso dificultava a conexão entre funcionários de diferentes departamentos, e as conversas muitas vezes se perdiam em inúmeros grupos de chat.
O recurso de contatos do Lark ajuda os usuários da Xiaomi a encontrar e se conectar facilmente com as partes interessadas relevantes dentro da organização, além de manter as conversas organizadas em tópicos.
Além dos desafios de comunicação, a Xiaomi enfrentava problemas com o fluxo ineficiente de informações, já que a maioria dos documentos ficava armazenada localmente nos computadores individuais dos funcionários. Isso dificultava localizar documentos, acompanhar revisões, compartilhá-los com os níveis de permissão adequados ou enviá-los no prazo.
Com o Lark Docs, a equipe da Xiaomi conseguiu otimizar a comunicação e melhorar a produtividade. Como todos os Lark Docs ficam na nuvem, eles estão sempre na versão mais recente, eliminando a confusão causada por múltiplas versões. Além disso, são facilmente acessíveis e pesquisáveis em todos os dispositivos. A função de comentários permitiu trocar informações rapidamente e fazer acompanhamentos em tempo real, com notificações enviadas diretamente para o chat.
O Lark melhorou a capacidade da equipe de gerenciar seu conhecimento e alcançar melhores resultados de negócios ao simplificar o processo de comunicação com uma única ferramenta.
O custo oculto das reuniões
As reuniões representavam um custo operacional significativo para a Xiaomi e muitas vezes desperdiçavam tempo valioso que poderia ser usado em atividades de maior valor. Muitas delas eram unilaterais, sem feedback ou participação dos presentes, tornando-as ineficazes.
Além disso, os funcionários frequentemente gastavam mais tempo formatando apresentações no PowerPoint do que focando no conteúdo. Compartilhar arquivos grandes de apresentação também era um desafio.
Reuniões excessivas e ineficazes podem prejudicar a inovação, contribuir para o esgotamento dos funcionários e até aumentar a rotatividade. Para resolver esse problema, a Xiaomi recorreu ao Lark Docs para otimizar as reuniões e melhorar a produtividade.
“O Lark ajuda a manter todos alinhados nas reuniões, independentemente do fuso horário ou da localização. Em uma única reunião com o departamento de internet, a empresa conseguiu reduzir o tempo de reunião em 5%, o que equivale a devolver 5% de tempo produtivo para cada funcionário.” — Wang Chuan, Co-fundador e Vice-presidente
Muitas vezes, convidar pessoas demais para uma reunião pode ser improdutivo e desperdiçar tempo. Quando as reuniões ficam grandes demais, debates ricos tendem a ser substituídos por comentários superficiais, e as pessoas podem se sentir menos dispostas a compartilhar suas ideias.
Usando o método SamePage Meeting do Lark, a Xiaomi realizou uma sessão de brainstorming com 90 pessoas para criar um novo avatar para sua assistente digital de IA, a Xiao Ai. O resultado? 200 comentários em apenas uma hora de reunião, com mais de cinco grupos temáticos gerados posteriormente.
O Lark Docs ajuda a transformar as reuniões da Xiaomi em sessões de trabalho produtivas, permitindo que toda a equipe colabore no mesmo documento em tempo real, economizando tempo e garantindo que a contribuição de todos seja valorizada.
Navegando pelas diferenças de fuso horário em um ambiente de trabalho global
Como a equipe da Xiaomi está distribuída por vários continentes e fusos horários, muitas vezes é difícil encontrar um horário para reuniões que funcione para todos. Para enfrentar os desafios causados pelas diferenças de fuso horário, a Xiaomi utiliza o Lark Calendar para facilitar a coordenação e a comunicação com as equipes locais.
O Lark Calendar simplifica o agendamento ao comparar os horários locais dos colegas lado a lado.
No entanto, devido à estreita janela de tempo em que os fusos horários se sobrepõem, as oportunidades para reuniões síncronas são escassas. Para contornar esse desafio, a Xiaomi adotou o uso de reuniões assíncronas. Em vez de agendar reuniões em diferentes fusos horários, os líderes de equipe enviam um Lark Doc com as informações do projeto, e todos os envolvidos podem colaborar no mesmo documento de forma assíncrona. Isso permite que os membros da equipe trabalhem no projeto no momento mais conveniente para eles, evitando a necessidade de marcar reuniões que envolvam fusos horários distintos.
- O líder do projeto envia uma mensagem em grupo junto com o Lark Doc para que todos possam inserir suas contribuições.
2. Cada pessoa contribui no seu próprio tempo, antes do prazo estipulado.
Essa abordagem permite que as reuniões sejam usadas apenas quando realmente necessárias, dando às pessoas mais tempo para contribuir no idioma de sua preferência e possibilitando o acesso à informação mesmo quando não é possível reunir todos ao mesmo tempo.
Conclusão
Em resumo, o Lark provou ser um recurso valioso para a Xiaomi na criação de um ambiente de trabalho híbrido que permite uma colaboração e comunicação eficazes, independentemente da localização dos membros da equipe. Por meio da capacidade de promover reuniões mais eficientes, facilitar a colaboração entre fronteiras e fornecer soluções unificadas para o ambiente de trabalho, o Lark ajudou a Xiaomi a superar os desafios de trabalhar com uma equipe distribuída e contribuiu para o sucesso da empresa.
Se você busca melhorar a colaboração e a comunicação dentro da sua própria organização, recomendamos fortemente que experimente o Lark.
