
Em meio aos desafios da pandemia, a MiX.Store aproveitou uma oportunidade de ouro com o fechamento de empresas em dificuldades para expandir rapidamente sua presença no varejo em toda a Malásia. No entanto, com o crescimento acelerado vieram as complexidades internas, incluindo desafios de comunicação e operações. A implementação do Lark foi transformadora, pois simplificou tarefas, fortaleceu o compartilhamento de conhecimento e melhorou a comunicação entre a matriz e a equipe de linha de frente. Com as soluções do Lark, a MiX.Store agora está preparada para um sucesso sustentável no cenário do varejo.


Jake Ooi
Gerente de Operações da MiX.Store
“O Lark se tornou, de forma integrada, uma parte essencial das nossas operações diárias, e o suporte pontual do nosso gerente de sucesso do cliente tem sido inestimável, garantindo que não haja atrasos prolongados. Sempre que qualquer equipe encontra um obstáculo em seu fluxo de trabalho, o Lark é nossa solução confiável, fazendo com que tudo volte aos trilhos rapidamente.”

Perfil da Empresa
Apresentando a MiX.Store, um varejista líder, renomado por sua seleção exclusiva de lanches e bebidas asiáticas importadas. Atuando em todo o território da Malásia e Singapura, a MiX.Store conta com mais de 100 lojas, oferecendo uma ampla variedade de mais de 50.000 SKUs. Especializada em atender aos gostos da aventureira comunidade da Geração Z, a empresa traz os produtos mais modernos de mais de 10 países diferentes, incluindo Japão, Coreia, Tailândia, China Continental e Taiwan, para consumidores ansiosos por novidades.
Com uma presença marcante e mais de 2 milhões de seguidores nas redes sociais, a MiX.Store convida você a embarcar em uma jornada de varejo como nenhuma outra, explorando as delícias do mundo, uma mordida de cada vez.
Segmento:
Varejo
Tamanho:
1.000 - 4.999
Localização:
Singapura e Malásia
MiX.Store: Descubra as Delícias do Mundo
Em meio aos desafios impostos pela pandemia, a MiX.Store encontrou um lado positivo, aproveitando uma oportunidade única para expandir rapidamente sua presença no varejo na Malásia. Reconhecendo a escassez de locais comerciais de primeira linha na região, a empresa capitalizou rapidamente o fechamento de negócios em dificuldades, garantindo espaços cobiçados para fortalecer sua presença.
No entanto, essa expansão rápida trouxe desafios inesperados, especialmente ao navegar pela transição de uma equipe pequena e ágil para uma organização maior. À medida que a MiX.Store prosperava, as complexidades internas também aumentavam, resultando no que a equipe chamou de “custos ocultos”. Isso incluía problemas de comunicação e a eficiência geral de seus processos operacionais.
Com o risco de paralisar sua estratégia de crescimento, a MiX.Store buscou uma solução como o Lark para simplificar suas operações e melhorar a coesão organizacional. Foi aqui que seu compromisso com aprendizado contínuo, inovação e adaptabilidade entrou em ação, impulsionando sua busca por um sucesso sustentável no varejo.
Desafios
- Desafio #1: Com uma enorme variedade de SKUs, tarefas como gestão de estoque, contagens de inventário e implementação de promoções de marketing tornam-se cada vez mais complexas. Essa complexidade é agravada pelas limitações das ferramentas convencionais, resultando em tarefas perdidas e um fluxo de informações fragmentado, especialmente perceptível com o surgimento de mais lojas.
- Desafio #2: À medida que a empresa cresce, surge a necessidade crítica de reter, disseminar e colaborar no conhecimento acumulado internamente, enfatizando a necessidade de uma plataforma unificada. Ferramentas simples são essenciais para que funcionários de todos os departamentos pesquisem e aprendam com esse conhecimento acumulado de forma eficiente, reduzindo a dependência de computadores individuais ou da memória, um passo crucial considerando as altas taxas de rotatividade no setor varejista.
- Desafio #3: A expansão rápida ressalta a importância de melhorar a comunicação e a colaboração entre a equipe de linha de frente e a matriz para acompanhar o ritmo de crescimento. Garantir consistência na transmissão de informações com uma equipe maior e vários departamentos traz desafios adicionais, especialmente ao depender de ferramentas de colaboração tradicionais, como e-mails.
Soluções
Simplificando as Tarefas de Gestão das Lojas
Anteriormente, a gestão das lojas enfrentava grandes desafios para organizar tarefas diárias, como verificações de estoque, devido à falta de ferramentas adequadas de informação. As tentativas de usar notificações de tarefas para verificações diárias eram ineficazes, já que as tarefas precisavam ser organizadas com antecedência e executadas de forma eficiente.
Com o Lark, um formulário e tabela personalizados de checklist de inventário foram desenvolvidos, fornecendo informações vitais, como loja e níveis de estoque por categorias. Permissões específicas e notificações automáticas foram configuradas para alertar o pessoal relevante sobre níveis baixos de estoque ou outros problemas relacionados. Os usuários da linha de frente também podiam facilmente executar verificações de estoque usando seus celulares por meio de notificações automatizadas do task bot.

“Quando tínhamos 20 membros na equipe, o acompanhamento era simples, mas com 500, virou um caos. O Lark trouxe clareza — não precisamos mais procurar por atualizações ou nos perguntar quem está fazendo o quê. Foi um verdadeiro ganho de tempo e mantém todos alinhados.”

O recurso de painel do Lark permitiu que a gestão e os gerentes das lojas acompanhassem estatísticas agregadas de estoque para identificar tendências e fazer previsões.

Aprimorando a Gestão do Conhecimento com o Lark Wiki
À medida que a empresa se expandia, a necessidade de retenção, disseminação e colaboração eficazes do conhecimento interno tornou-se crítica. Anteriormente, a ausência de uma plataforma centralizada levava a documentos espalhados por diversos drives na nuvem e computadores pessoais.
Com a implementação do Lark Wiki, esse desafio foi solucionado. Agora, quando promoções de marketing são anunciadas, os usuários podem acessar imediatamente as informações em seus dispositivos móveis. Essa disseminação oportuna garante que as equipes de linha de frente recebam atualizações cruciais diretamente da matriz, melhorando a comunicação como um todo.

Além disso, todas as informações são adicionadas de forma sistemática ao banco de dados do Wiki, tornando-as facilmente pesquisáveis. Esse repositório organizado permite que os usuários encontrem rapidamente informações atualizadas, como promoções, o que é particularmente útil para uma organização eficiente das prateleiras durante os períodos de maior movimento. A equipe continua a alimentar o Wiki com mais documentos, garantindo uma retenção de conhecimento completa e acessível.
Melhorando a Comunicação e Colaboração da Linha de Frente ao Back Office
Anteriormente, a comunicação e a colaboração com diversos stakeholders, especialmente durante a rápida expansão e abertura de lojas, representavam desafios significativos. Um exemplo era que as soluções de chat tradicionais não tinham a capacidade de registrar e acompanhar tarefas do dia a dia de forma eficaz.

Com o recurso de grupos de chat e rastreamento de tarefas do Lark, a comunicação agora é organizada com base em listas de tarefas, permitindo um acompanhamento de progresso mais eficiente. Os usuários da linha de frente podem usar o recurso de tarefas para gerenciar suas listas de afazeres e marcar tarefas como concluídas.
Além disso, a comunicação com os funcionários do escritório, que muitas vezes precisam estar em movimento, foi significativamente aprimorada. Antes, questões processuais, como solicitações de aprovação, eram complicadas e demoradas por e-mail. Agora, com o Lark, os processos de aprovação foram simplificados, permitindo aprovar ou rejeitar rapidamente com apenas um clique. Quaisquer esclarecimentos podem ser tratados prontamente por meio dos grupos de chat, mesmo em trânsito, usando dispositivos móveis.

“Nosso método de comunicação anterior causava atrasos nos nossos processos. Por exemplo, com nossa rápida expansão, cada contratação exigia uma comunicação vai-e-vem que levava meses, devido ao acompanhamento lento e à falta de responsabilização. Desde que começamos a usar o Lark, nosso processo de aprovação e comunicação ficou muito mais rápido e fluido, alinhando-se perfeitamente à nossa estratégia de expansão.”
— Jake Ooi, Gerente de Operações
A comunicação entre a matriz e as equipes da linha de frente também foi otimizada por meio do recurso de segmentação de chats do Lark. Em vez de um único grupo de chat sobrecarregado com mensagens diversas, foram criados grupos específicos por tema, como discussões relacionadas às lojas e discussões relacionadas aos produtos.

“No início, nossa comunicação estava espalhada por várias plataformas, resultando em mensagens fragmentadas e custos desnecessários. À medida que expandimos para 100 lojas, a necessidade de uma comunicação direta e clara tornou-se evidente. Com o Lark, consolidamos nossa comunicação, reduzindo custos e garantindo que as mensagens cheguem à equipe da linha de frente de forma precisa e eficiente. Essa abordagem simplificada melhorou muito nossa eficiência operacional e a coesão da equipe.”
Concluindo
A adoção da plataforma integrada do Lark pela MiX.Store revolucionou suas operações, abordando de forma eficaz os principais desafios na gestão de inventário, comunicação e retenção de conhecimento. Com uma solução centralizada, os departamentos de Finanças, Marketing, Operações e as equipes da linha de frente podem colaborar perfeitamente, garantindo alinhamento e agilidade à medida que a empresa se expande. Agora, equipada com processos simplificados e informações acessíveis, a MiX.Store está preparada para sustentar seu ritmo de crescimento, estabelecendo um novo padrão de eficiência e inovação no setor de varejo.