A SALA Homes & AlphaX é especializada em investimentos imobiliários e oferece serviços completos de ponta a ponta. O Lark permite que as equipes da empresa otimizem os fluxos de trabalho em uma única Base e economizem mais de 40 horas por mês na gestão de propriedades. As equipes também transformaram cada grupo de bate-papo de uma propriedade em um espaço de colaboração. Contextos-chave, partes interessadas e tarefas agora estão finalmente no mesmo lugar.
Sunnie Li
Cofundadora & CEO
“O Lark mudou a forma como trabalhamos todos os dias e não conseguimos mais imaginar ficar sem ele. Recomendamos o Lark a qualquer empresa do setor imobiliário que queira operar suas propriedades com eficiência, armazenar e compartilhar informações com transparência, e deixar os projetos fluírem sem erros.”
Perfil da Empresa
Fundada em 2019, a SALA Homes & AlphaX cresceu e se tornou uma empresa imobiliária que oferece serviços completos de investimento, desde aquisição, planejamento, design, construção até a venda ou aluguel dos imóveis. A empresa atualmente gerencia mais de US$ 200 milhões em ativos imobiliários e mais de 250 projetos. As equipes da SALA Homes & AlphaX, junto com seus fornecedores, atuam em três países e colaboram globalmente para tornar realidade a próxima casa dos sonhos.
Segmento:
Imobiliário
Tamanho:
+100
Localização:
Califórnia, EUA
O Desafio
A SALA Homes & AlphaX testou dezenas de ferramentas e plataformas, incluindo Slack, Excel, entre outras, para compartilhar atualizações e gerenciar propriedades com suas equipes e fornecedores. Com o portfólio de propriedades crescendo em várias localidades, as ferramentas tradicionais de planejamento e gestão não supriam mais as necessidades:
A construção saía dos trilhos com atualizações espalhadas por todos os lados. As atualizações de projetos estavam distribuídas entre bate-papos, grupos, e-mails e conversas presenciais, o que levava a uma grande perda de tempo para reunir as informações. A falta de visibilidade sobre as equipes responsáveis e prazos causava atrasos e perda de receita.
As tarefas se perdiam por falta de um processo centralizado. As pendências relacionadas às propriedades estavam espalhadas por diversos canais, dificultando o acompanhamento e a conclusão das ações necessárias.
A Solução
A empresa precisava urgentemente de uma plataforma integrada para escalar as operações, sincronizar o progresso dos projetos e garantir clareza na responsabilidade de tarefas e prazos — tudo isso sem depender das mais de 20 ferramentas que já usavam.
Começando pela comunicação diária, Sunnie e sua equipe perceberam rapidamente que a Lark oferecia muito mais do que apenas troca de mensagens.
Um Hub Imobiliário para Todas as Equipes
Construir uma casa dos sonhos do zero não é tarefa de uma só pessoa. Um projeto exige trabalho em equipe harmonioso entre, no mínimo, as áreas de operações, gestão de propriedades, design e construção — e frequentemente conta também com o apoio de outros departamentos ao longo do processo.
“Com mais de 250 projetos dos mais diversos tipos sob nossa gestão, nosso objetivo é usar uma única planilha para controlar todas as propriedades e suas respectivas equipes. Queremos saber facilmente em que estágio cada projeto está, qual é o próximo marco a ser alcançado e qual o custo diário, para garantir que tudo permaneça dentro do orçamento”, afirma Sunnie. “E encontramos essa resposta no Lark, usando o Base.”
Sunnie e sua equipe decidiram criar do zero um hub completo no Lark, usando o Base. Transformando o Base em um centro de gerenciamento, a empresa passou a utilizar as propriedades como identificadores comuns em diferentes visualizações, facilitando o controle de todos os investimentos e o acompanhamento do progresso dos projetos.
Quanto ao espaço de trabalho de cada equipe, são criadas visualizações personalizadas a partir de cada tabela, que podem ser atualizadas automaticamente sempre que houver mudanças nos dados. As equipes da SALA Homes & AlphaX finalmente conseguem ver as informações mais recentes de cada propriedade e alinhar-se quanto ao status atual de cada projeto.
Além disso, Sunnie e a equipe de gestão criaram seu primeiro conjunto de painéis de KPIs diretamente no Base, com um simples arrastar e soltar. Essa visualização exclusiva, restrita à equipe de gestão da empresa, acompanha as variações nos números e ajuda a diretoria a se manter no controle do panorama de investimentos.
Adicionando Tijolos e Azulejos Automaticamente
O que dá vida ao hub imobiliário completo da SALA Homes & AlphaX são os fluxos de trabalho automatizados no Base. Com uma configuração simples, sem necessidade de código, é possível personalizar notificações com base em alterações nos campos. Os fluxos automatizados são definidos conforme as atualizações no status de cada propriedade. A equipe responsável por determinada mudança recebe uma notificação automática, lembrando-a de agir antes do prazo.
Para começar, novas submissões de propriedades podem ser feitas facilmente por meio da visualização de formulário no Base, permitindo que a equipe de aquisições adicione novos registros ao hub imobiliário.
Assim que a equipe responsável pela tomada de decisão confirmar a necessidade de construção e as licenças forem aprovadas, os gestores das equipes envolvidas começam a receber lembretes automáticos. Eles podem clicar diretamente no botão da mensagem recebida para iniciar o planejamento, as compras ou a alocação da força de trabalho.
Por exemplo, o gestor da equipe de design receberá uma notificação para designar os designers à nova propriedade. A equipe de materiais receberá uma notificação, junto com um checklist gerado automaticamente, para iniciar as compras. Além disso, as equipes a jusante também serão notificadas para começar a se preparar com antecedência para suas respectivas atividades.
E isso é apenas um exemplo de como a SALA Homes & AlphaX automatiza um dos pontos da sua cadeia de investimento imobiliário. Sunnie e sua equipe expandiram essa prática para outras áreas da empresa, como gestão de listagens, checklist de materiais, gestão de propriedades no Airbnb e muito mais. Essas equipes passam a receber lembretes automáticos com base nas atualizações inseridas na planilha geral, garantindo que todas as tarefas relevantes sejam concluídas de forma pontual. Os colaboradores não precisam mais enviar lembretes manuais para os envolvidos — o Base Assistant cuida do trabalho operacional, permitindo que as equipes foquem na execução das tarefas.
Equilíbrio entre Transparência e Segurança
“Queremos compartilhar toda a história de uma propriedade com nossas equipes,” diz Sunnie. “Ter esse Base realmente nos ajuda a oferecer o nível de transparência que buscamos, para que todos entrem com contexto completo, aprendizados prévios e saibam com quem falar caso tenham dúvidas. Isso aumenta muito nossa eficiência.”
99% das informações sobre as propriedades da SALA Homes & AlphaX estão visíveis para as equipes. Os 1% restantes incluem dados sensíveis, como finanças, despejos e códigos de acesso (lockbox). Esse 1% também é armazenado no Base, mas acessível apenas para membros específicos, graças ao recurso de permissões avançadas do Base. Por exemplo, somente os responsáveis pelos lockboxes podem visualizar e editar essas informações. O acesso de edição também é segmentado por equipe, garantindo que ninguém modifique dados fora de sua responsabilidade.
Unindo Equipes em Salas de Chat Focadas
Obter as informações corretas sobre uma propriedade, das pessoas certas e no momento certo, costumava ser um grande desafio. O contexto e os dados estavam espalhados por várias plataformas — e, às vezes, guardados apenas na memória dos membros da equipe.
Com o apoio da equipe dedicada de sucesso do cliente do Lark, a SALA Homes & AlphaX levou o uso do mensageiro do Lark a um novo patamar. Eles criaram um grupo de chat dedicado para cada propriedade. Todos os envolvidos — de diferentes equipes e fornecedores — foram adicionados a esses grupos. As conversas passaram a ser mais focadas, e as informações ficaram muito mais fáceis de localizar.
Documentos e planilhas importantes podem ser fixados no topo do grupo como abas, tornando-os instantaneamente acessíveis ao entrar na conversa. Quando novos membros ou fornecedores são adicionados ao grupo, eles ganham imediatamente acesso ao contexto relevante, bem como permissão para visualizar os arquivos compartilhados.
Esses grupos de chat deixaram de ser apenas canais de mensagens — tornaram-se centros de colaboração eficazes e com foco total.
A partir de um único Base, as equipes da SALA Homes & AlphaX conseguem trabalhar lado a lado para manter mais de 250 projetos imobiliários em andamento — economizando mais de 40 horas por mês — graças a um foco mais preciso nos contextos essenciais e a fluxos automatizados que garantem o acompanhamento de cada tarefa.
Sentiu-se inspirado ou pronto para começar a usar o Base no seu próximo projeto? Entre em contato conosco hoje mesmo e descubra como sua equipe pode aproveitar o poder do Lark Base.
