World of Illusions é uma rede de museus interativos que oferece uma variedade de ilusões de ótica, pinturas 3D e exposições interativas. O Lark permite que a equipe gerencie e expanda todo o negócio em uma única plataforma. Com o Lark, eles centralizam facilmente toda a comunicação, fazem a integração de funcionários, acompanham tarefas, automatizam fluxos de trabalho e criam dashboards de inventário em tempo real. Agora, economizam mais de 40 horas por mês na gestão de negócios e operações.
Margarita Graff
Diretora Executiva do World of Illusions
“O Lark é o tipo de solução para qualquer negócio. Todo mundo na minha empresa usa o Lark, desde os funcionários da linha de frente até nossos redatores de SEO. Já temos muitos casos de sucesso em alcançar os principais objetivos dos funcionários. Nunca alcançaríamos essa escalabilidade sem o Lark. Sempre recomendo o Lark para meus colegas e amigos.”
Perfil da Empresa
Com mais de 7.000 visitantes por mês, o World of Illusions oferece uma experiência artística totalmente imersiva, com uma coleção de exposições, murais e experiências 3D que fazem sua mente questionar a realidade: Casa do Gigante, Casa de Cabeça para Baixo, Smash It, Museu das Ilusões e muito mais.
Segmento:
Mídia
Localização:
Estados Unidos
O Desafio
Alternando entre mais de 10 ferramentas digitais, como Google Drive, Trello, Notion e outras, a equipe do World of Illusions sentia que tudo estava espalhado demais.
À medida que o negócio crescia e a equipe se expandia, esses aplicativos não conseguiam acompanhar as demandas e não estavam otimizados para uma comunicação eficiente. Por exemplo, a equipe de gestão usava mensagens de texto e chats no Telegram para gerenciar manutenção e aprovações orçamentárias, mas rapidamente perceberam que era impossível manter um histórico organizado das solicitações.
Além disso, tornou-se quase impossível analisar a receita mensal, organizar campanhas de marketing, gerenciar orçamentos de PR ou simplesmente visualizar os calendários de todos sem uma fonte centralizada de informações.
“A vida antes do Lark era um pesadelo”, diz Margarita. “O maior desafio era otimizar os processos operacionais do dia a dia. É muito importante analisar dados diariamente nesse tipo de negócio, mas estávamos presos em tudo, menos nisso.”
A Solução
Em vez de lidar com vários aplicativos de colaboração, a equipe do World of Illusions agora usa apenas um aplicativo para o trabalho.
“Comecei a procurar uma ferramenta que pudesse organizar meu trabalho e o trabalho dos meus funcionários para nos sentirmos mais produtivos”, conta Margarita. “Uma ferramenta que organizasse nosso fluxo de trabalho e oferecesse um serviço tudo-em-um. E esse app foi o Lark.”
No Lark, as equipes conseguem acessar tudo a partir de um só lugar: chats, videoconferências, aprovações, tarefas e até dados de receita. Com três unidades espalhadas pelos EUA, cada local tem grupos de chat dedicados, permitindo que as equipes locais mantenham o foco enquanto ainda se conectam entre si, compartilham boas práticas e se alinham aos objetivos da empresa — tudo dentro do mesmo app.
“Antes do Lark, levava duas horas para organizar tudo em um só lugar. Com o Lark, isso leva apenas 15 a 20 minutos”, diz Alina, Gerente de Operações do World of Illusions.
Mantenha-se atualizado, aja com antecedência
Como as atrações do World of Illusions estão distribuídas por diferentes cidades nos EUA, é fundamental acompanhar métricas-chave do negócio como receita, custos e dados de inventário em todas as unidades. Para isso, eles utilizam o Lark Base, seu recurso mais usado, para criar dashboards com dados em tempo real de forma simplificada.
Com o Lark Base, a equipe consegue visualizar receitas, custos e estoques em tempo real, permitindo ajustes imediatos nas operações.
O Base permite agregar orçamentos de diversas fontes de forma instantânea e configurar lembretes automatizados de estoque para os funcionários. Cada responsável envia os números diários por meio de um formulário no Lark Base, e o dashboard se atualiza automaticamente. Agora, a equipe consegue ter uma visão ampla da performance do negócio e projetar o crescimento com mais precisão.
Automatize rotinas diárias
Desde que implementaram as ferramentas de automação no Lark Base e no módulo de Aprovações, os gestores do World of Illusions não precisam mais vasculhar mensagens de texto para localizar solicitações. Agora, eles conseguem revisar qualquer tipo de aprovação — seja pedido de férias, reembolsos ou tarefas de marketing — em questão de segundos.
A equipe consegue montar fluxos de aprovação com os responsáveis certos já definidos, e o sistema envia notificações automáticas para os gestores assim que uma solicitação é submetida — tudo direto no chat do Lark.
Com isso, o tempo necessário para revisar esses relatórios caiu em 75%.
“Gosto muito de receber todas as notificações no chat para diferentes tipos de tarefas,” comenta Alina. “Nossos problemas com inventário simplesmente desapareceram. O Lark nos ajuda a tocar toda a operação do nosso negócio.”
Todos os colaboradores e líderes da gestão também criam tarefas e listas de afazeres no Lark para organizar seus projetos. Ao atribuir uma data de vencimento para cada tarefa, o Lark envia lembretes automáticos no chat para cada colaborador, ajudando todos a manterem os prazos em dia de forma consistente.
Sempre com estoque disponível
O inventário é uma fonte de receita fundamental para o Museum of Illusions, já que itens como ímãs, fotos de lembrança e pratos para a experiência “Smash It” são vendidos em grandes quantidades.
A empresa agora utiliza os fluxos de trabalho automatizados do Lark Base para acompanhar o inventário e a destruição dos pratos que ocorrem diariamente na experiência de quebrar pratos no museu.
Antes, os funcionários frequentemente esqueciam de registrar os pratos ou controlar as quantidades vendidas. Agora, com o Lark, os funcionários recebem um lembrete recorrente a cada duas horas para atualizar a contagem de pratos. Eles usam o Base para registrar facilmente as contagens mais recentes, adicionar novos pratos e criar fórmulas que calculam automaticamente o total com base nas entradas. Os clientes não precisam mais esperar, e os gestores têm uma visão atualizada em tempo real do estoque.
Ao utilizar o Lark Base para gestão de inventário, a equipe do World of Illusions conseguiu reduzir em 20% as taxas de falta de estoque, o que resultou em aumento da receita.
Engajamento de funcionários aprimorado
A equipe do World of Illusions é majoritariamente internacional, composta por pessoas de origens e culturas diversas. Com o Lark, todos os colaboradores têm acesso a uma Wiki bem organizada, que os ajuda a conhecer o negócio, suas funções e muito mais — tudo em um só lugar, já no primeiro dia.
Para os colegas que atuam na linha de frente, todos os documentos e conversas estão facilmente acessíveis pelo celular, o que facilita muito o processo de integração mesmo durante rotinas agitadas de trabalho.
Além disso, os funcionários podem acessar diretamente atas de reunião, históricos de chat e outras informações úteis no Lark, o que os ajuda a se atualizar rapidamente, sem se preocupar em perder conversas importantes.
Para tornar a experiência ainda melhor, todos podem visualizar chats, documentos, reuniões e atas de reunião em seu idioma preferido, graças ao recurso de tradução automática integrada do Lark.
Margarita e a equipe do The World of Illusions conseguem impulsionar o negócio com eficiência graças ao time de customer success do Lark, que oferece suporte completo na implementação de gestão de inventário, orçamento e receita, engajamento de funcionários e muito mais.
“A equipe de customer success é minha salvação,” diz Margarita. “Cada solicitação que mencionei foi 100% atendida. Ao assinar um contrato com o Lark, sentimos que não estamos apenas adquirindo a ferramenta em si, mas sim toda a experiência de parceria.”
