O Journey Kaffe melhorou significativamente sua eficiência de trabalho ao utilizar o Lark para as operações da loja e gestão de pessoal. Simplificou as tarefas diárias, aprimorou o treinamento dos funcionários e ajudou a gerência a tomar decisões de negócios informadas, monitorando as tendências de vendas.
Linda Lin
Gerente de Treinamento de Operações
“O Lark digitalizou nossas operações diárias, aprimorando a eficiência e a comunicação. Com inspeções nas instalações e relatórios de defeitos agora 35% mais rápidos e tarefas administrativas reduzidas em 20%, o Lark nos permite focar no que importa: nossos clientes. Simplificado, eficaz e inovador, o Lark é um divisor de águas em excelência operacional para nossa rede de cafeterias.”
Perfil da Empresa
A Journey Kaffe é uma rede de quatro cafeterias comprometida em oferecer café e comida de alta qualidade aos seus clientes em um espaço relaxante e confortável. Suas lojas estão espalhadas pela região metropolitana de Taipei e oferecem o ambiente perfeito para clientes que desejam ler, conversar ou trabalhar em seus projetos criativos enquanto se deliciam com bebidas e comidas deliciosas.
Segmento:
Alimentos e Bebidas
Localização:
Taiwan
Os desafios
Antes de implementar o Lark, a equipe da Journey Kaffe dependia do LINE, o aplicativo de mensagens instantâneas, para a comunicação diária no trabalho. No entanto, isso fez com que tarefas importantes fossem negligenciadas.
Excesso de planilhas: tarefas diárias como inspeções, manutenção e relatórios de defeitos eram gerenciadas manualmente em planilhas do Excel. As equipes das lojas tinham dificuldade para acompanhar e, sem lembretes automatizados, as solicitações passavam despercebidas.
Perderam o controle das mensagens: Os funcionários da loja, especialmente os novos, muitas vezes se perdem em meio a inúmeras mensagens novas. Sem acesso ao histórico completo do chat, eles têm dificuldade para acompanhar o que precisam fazer e onde encontrar recursos.
Difícil obter uma visão holística dos negócios: a equipe de gestão tinha dificuldades para acompanhar as operações e mensagens diárias da loja, muitas vezes tendo que comparecer a todas as reuniões ou consultar planilhas do Excel apenas para se manter informada, o que não é a melhor maneira de usar seu tempo.
As soluções
Para enfrentar esses desafios, a equipe do Journey Kaffe decidiu substituir o LINE e suas planilhas pelo Lark.
Aumente a eficiência das operações da loja
As equipes das lojas do Journey Kaffe deixaram de usar planilhas do Excel e passaram a utilizar o Lark Base para realizar inspeções mensais nas instalações. Essa mudança garante que todos os eletrodomésticos estejam funcionando perfeitamente e dentro dos prazos de manutenção. Com a visualização em formulário, um funcionário da loja pode facilmente realizar uma inspeção online detalhada e garantir que nenhum defeito fique sem solução.
Além disso, a Journey Kaffe utiliza o Lark Base para coletar e consertar utensílios de cozinha danificados com mais eficiência. Os funcionários da loja podem enviar rapidamente um relatório de defeito pelo celular, e as equipes responsáveis recebem lembretes automatizados para entrar em contato em tempo hábil para fazer os reparos ou solicitar uma substituição com base nas fotos fornecidas nos relatórios.
Mantenha-se atualizado sobre as tendências de receita
Antes do Lark, a equipe do Journey Kaffe e seu proprietário precisavam realizar muitos exercícios no Excel apenas para obter um relatório de receita que estava muito atrasado. Hoje, as quatro lojas substituíram o Excel pelo Lark Base e coletam números precisos de receita semanal usando uma única tabela.
Ao centralizar todos os dados em um só lugar, a equipe de gestão pode criar painéis de receita que se atualizam automaticamente com qualquer atualização, tudo a partir da mesma base. Isso facilita para os gerentes acompanharem as tendências de vendas em seus laptops ou celulares, sem precisar ligar para cada loja para obter detalhes.
Obtenha contexto com um clique
No Lark, a equipe de RH da Journey Kaffe ajuda os funcionários a se livrarem da enxurrada de mensagens com a qual lutavam anteriormente e a encontrarem o que precisam com facilidade. A equipe organiza recursos da empresa, como o manual do funcionário e as políticas de férias, usando o Lark Wiki. Em seguida, eles conectam os documentos online com seu próprio Lark Lingo.
Dessa forma, quando os funcionários enviam mensagens com palavras-chave relevantes como “férias”, a palavra se torna clicável automaticamente, listando as políticas de férias relevantes e o formulário de inscrição. Funcionários seniores podem economizar muito tempo na integração e no treinamento de novatos com essa ajuda inteligente.
Ao utilizar o Lark para as operações da loja e a gestão de funcionários, o Journey Kaffe observou uma melhora significativa em sua eficiência geral. A equipe de operações da loja conseguiu otimizar suas tarefas diárias e a integração de funcionários para oferecer produtos e serviços de melhor qualidade. A equipe de gestão conseguiu acompanhar as tendências de vendas e as operações diárias da loja com mais facilidade, o que os ajudou a tomar decisões informadas sobre os negócios.
