Desde sua criação em 2013, a Tanamera Coffee se dedica a promover o café especial indonésio, contando atualmente com mais de 30 unidades na Indonésia, Singapura e Malásia. Ao expandir suas operações, a Tanamera enfrentou obstáculos típicos, como comunicação desarticulada entre a sede e as lojas, dados isolados e lentidão nos processos. No entanto, ao utilizar o Lark, a Tanamera não apenas aumentou sua eficiência operacional, como também colheu os benefícios de maior transparência e uma força de trabalho capacitada.
George Purba
Gerente Geral, Tanamera Coffee Indonésia
“O Lark facilita a adoção de novas tecnologias. Tenho diretores na faixa dos 40 anos que são resistentes a mudanças e céticos em relação à tecnologia sem motivo. Mas o Lark tornou a adoção muito simples para eles. É uma grande conquista!”
Perfil da Empresa
Tanamera foi criada para apresentar os cafés especiais da Indonésia ao mundo. Desde sua fundação em 2013, a Tanamera conquistou 51 prêmios, incluindo o Champion International Roaster Award na International Coffee Expo de Melbourne. Com 23 lojas na Indonésia, 8 em Singapura (e contando com 1 na Malásia), a Tanamera vem expandindo seu nicho regionalmente de forma constante e bem-sucedida.
Segmento:
Alimentos e Bebidas
Tamanho:
300+
Localização:
Sudeste Asiático
A missão da Tanamera é levar os sabores indonésios para a região, desde grãos de café especiais até chili sambal. Mas abrir e administrar lojas em um arquipélago como a Indonésia apresenta desafios únicos devido à distância entre as ilhas. Por exemplo, quando a Tanamera Coffee abriu uma nova loja em Sulawesi, levou três semanas para transportar os grãos de café de sua base em Jacarta, embora ambas as unidades estivessem no mesmo país. A expansão internacional adiciona um nível adicional de complexidade.
Superar a distância geográfica costuma ser um problema menor. Superar as barreiras linguísticas, culturais e de comunicação entre os profissionais de linha de frente, a sede e parceiros, como os produtores, nas interações diárias torna-se crucial para uma rede de cafeterias em crescimento. Da busca por aprovações sobre a qualidade dos grãos ou suprimentos ao acompanhamento de tarefas, as equipes gastavam uma quantidade considerável de tempo se comunicando, por meio de vários aplicativos, como e-mail e WhatsApp, apenas para realizar tarefas ou esclarecer o que estava demorando.
Desafios
Transparência limitada sobre as operações em todos os pontos de venda e funções : a gerência da matriz queria manter o controle das tarefas atribuídas aos gerentes dos pontos de venda para garantir que as decisões fossem convertidas em ações práticas. A equipe de atendimento dos pontos de venda queria garantir que os defeitos relatados e os suprimentos solicitados chegassem às pessoas certas na matriz e fossem respondidos em tempo hábil.
Comunicação fragmentada entre pontos de venda, cidades e países : a comunicação era fragmentada entre sequências de e-mails e inúmeros grupos de WhatsApp. As informações estavam espalhadas entre aplicativos, dificultando a obtenção sistemática de insights e o monitoramento eficiente da execução.
Gestão de contratos ineficiente e lenta : A equipe de Recursos Humanos gerencia centenas de contratos a qualquer momento, monitorando os prazos de renovação e as datas de vencimento dos pagamentos. Compilar os detalhes dos contratos em uma planilha do Google era trabalhoso e ineficiente sem um sistema automatizado para notificá-los com antecedência sobre as datas importantes.
Soluções
Transparência sem precedentes, profissionais de linha de frente empoderados com o Lark Base
No passado, sempre que os profissionais de linha de frente relatavam um problema, como um pedido de mais grãos de café ou uma máquina de café com defeito, eles tinham pouca transparência sobre como o problema estava sendo resolvido. Muitas vezes, eles enviavam mensagens aos colegas para descobrir o PIC e solicitar atualizações de status por mensagem de texto. A falta de comunicação era comum, especialmente quando funcionários de diferentes cidades estavam envolvidos, muitas vezes atrasando o tempo de resolução de dias para semanas.
Com o Lark Base e as Tarefas, o processo foi completamente transformado. Com o plano de atendimento mobile-first do Lark, os funcionários da loja Tanamera podiam simplesmente usar seus celulares para relatar problemas. Os problemas seriam centralizados no Lark Base e permitiriam que os funcionários vissem o PIC e o status atribuídos, permitindo que recebessem notificações diárias, sem precisar ficar correndo atrás dos colegas apenas para obter informações. As permissões avançadas do Lark Base permitiram que a liderança divulgasse seletivamente informações específicas da loja para os funcionários envolvidos.
Centralizar e agregar informações como problema, status e PIC, em equilíbrio com a divulgação seletiva e baseada na necessidade de conhecimento, certamente economizou tempo no dia a dia, tanto para a equipe da linha de frente quanto para a da matriz. Mais do que isso, capacitou 120 profissionais da linha de frente a se tornarem proativos na melhoria da Tanamera. ” Em meus 8 anos de experiência em operações, este é um dos maiores avanços na melhoria de processos operacionais que já vi “, disse George Purba, Gerente Geral da Tanamera Coffee Indonesia.
Visão de raio-X das operações da loja com o gerenciador de tarefas
Problemas semelhantes bloqueavam a equipe de gestão. Para acompanhar as operações, a equipe de gestão recebia relatórios e atualizações locais por e-mail. Mas visualizar o progresso por e-mail é trabalhoso. E-mails com atualizações internas muitas vezes acabam sendo sobrecarregados por comunicações de stakeholders externos ou outros assuntos urgentes. Além disso, os e-mails não oferecem uma maneira intuitiva de gerenciar a execução, dificultando o levantamento de PICs, status das tarefas e bloqueadores — ingredientes essenciais para garantir uma execução impecável.
A centralização da gestão de tarefas proporcionou à gerência uma visão de raio-X das operações das lojas. A gerência conseguiu garantir que as decisões se traduzissem em ações que fossem efetivamente executadas no prazo. Ter esse nível de visibilidade também motivou uma cultura mais forte de responsabilidade e responsabilidade entre a equipe da linha de frente.
” Dizemos que com o Lark podemos fazer mágica. O Lark é eficiente e fácil de usar; acima de tudo, possui uma interface de usuário simples. Criamos uma janela de tarefas prática que resume perfeitamente tudo o que você precisa fazer . ” – Oscar Tambunan, Chefe de Recursos Humanos
Unificando a comunicação entre pontos de venda, cidades e países
Como marca de café especial, a Tanamera tem padrões altíssimos no que diz respeito à obtenção de grãos de café. O mestre de torrefação da sede se envolve em todos os detalhes, quase literalmente, mantendo um ciclo fechado de feedback com os produtores. Normalmente, os produtores enviam seus lotes de grãos de café e solicitam que o mestre de torrefação aprove a qualidade.
Antes do Lark, os agricultores enviavam WhatsApps e e-mails para a matriz. Da perspectiva do agricultor, nem sempre ficava claro quem era o aprovador. Da matriz, os e-mails frequentemente ficavam ocultos e perdidos, resultando em processos de aprovação lentos.
Com o Lark Messenger , a comunicação foi unificada em toda a empresa, inclusive com os agricultores. Especificamente para aprovações, o Lark Approvals simplificou o processo. Os aprovadores foram automaticamente atribuídos, notificados e lembrados. Os agricultores e outros solicitantes tinham visibilidade sobre os aprovadores e o status da aprovação. Com o Lark, o tempo de processamento da aprovação foi reduzido de até uma semana para apenas algumas horas .
Gerenciando contratos com precisão e rapidez
No curso das operações diárias, a equipe de Recursos Humanos precisa gerenciar contratos. Especificamente, eles precisam acompanhar as partes e os termos do contrato para garantir que os pagamentos e renovações sejam concluídos dentro do prazo. Antes do Lark, a equipe de RH registrava meticulosamente os detalhes do contrato em uma planilha, mas não havia como enviar lembretes automáticos quando um contrato estava para ser renovado ou um compromisso estava para ser concluído. A equipe tinha que classificar e filtrar por data de vencimento ou horário de pagamento, verificar e atualizar os contratos em andamento. A equipe gastava até meia hora por dia .
Com o Lark Base, a equipe centralizou e automatizou a gestão de contratos. O Lark Base permitiu que proprietários de empresas, como a equipe de RH, configurassem facilmente automações sem código para enviar notificações antes de uma data de vencimento. O Base também tornou a colaboração multifuncional eficiente e eficaz: tarefas são criadas e rastreadas automaticamente sempre que um membro da equipe estiver envolvido na revisão ou edição de um contrato. A automação do Lark Base não só economizou até 50% do tempo , como também deu à equipe de RH a tranquilidade de não precisar se preocupar em perder uma data importante.
Conclusão
Ao migrar para o Lark, a Tanamera Coffee colheu os benefícios habituais da transformação digital: aumento da eficiência operacional e da produtividade no local de trabalho. Mas, mais do que isso, a transformação na forma como as informações são coletadas, centralizadas e compartilhadas criou uma cultura de transparência e empoderamento — onde todos, do almoxarifado à diretoria, se sentiram motivados a tornar a Tanamera Coffee melhor a cada dia.
