Desde a sua fundação em 2011, a Vikings Filipinas expandiu-se para 68 unidades, com 18 marcas gastronômicas diversas, empregando mais de 3.000 pessoas. O grupo dominou a eficiência operacional e a consistência de qualidade em sua vasta rede, conquistando até mesmo reconhecimentos como o Certificado de Excelência do TripAdvisor. Ao implementar o Lark, a Vikings garante uma colaboração ágil e eficiente entre a sede e as filiais, mantendo altos padrões essenciais para seu crescimento e sucesso contínuos.
Jackson Go
CEO
“Lark mudou completamente o jogo para nós, principalmente na forma como organizamos e gerenciamos a escala crescente das nossas operações em diversas marcas. Como líder, Lark me proporcionou uma visão abrangente das nossas operações, permitindo-me visualizar a magnitude do nosso crescimento e a intrincada rede de atividades que impulsionam o nosso sucesso.”
Perfil da Empresa
Em 2011, o emblemático Vikings Luxury Buffet foi lançado no SM Mall of Asia, estabelecendo um novo padrão para refeições opulentas e acessíveis. Hoje, o Vikings Group administra um portfólio impressionante de marcas de restaurantes consolidadas e promissoras. Buscando constantemente aliar luxo e acessibilidade, o Vikings Group busca oferecer não apenas um banquete suntuoso, mas também uma experiência gastronômica sofisticada que permaneça acessível.
Segmento:
Alimentos e Bebidas
Tamanho:
3000+
Localização:
Filipinas
A Vikings Philippines abriu sua primeira filial em 2011, oferecendo aos filipinos um buffet gourmet sofisticado a preços acessíveis. Em 2023, expandiu-se para administrar coletivamente 18 marcas, incluindo 7 de buffet e 7 à la carte, empregando mais de 3.000 filipinos e administrando um total de 68 filiais (e contando com esse número). O Grupo conquistou consistentemente prêmios como o Certificado de Excelência do TripAdvisor e o prêmio de Varejista Filipino de Destaque da Associação de Varejistas das Filipinas .
Gerenciar múltiplos restaurantes exige garantir uma qualidade uniforme de comida e serviço em todos os estabelecimentos. Por exemplo, a marca de bufê Vikings buscou proporcionar a mesma experiência de alta qualidade em todos os seus estabelecimentos nas Filipinas. Isso envolveu definir padrões claros, treinar a equipe e orientar os gerentes a manter esses padrões diariamente.
No entanto, o desafio foi significativamente ampliado para a Vikings Philippines, que precisava manter essa consistência não apenas em uma marca com 12 lojas, mas em 18 marcas diferentes, distribuídas em 68 estabelecimentos. Ao mesmo tempo em que se esforçava para oferecer uma experiência gastronômica consistente em um portfólio diversificado, o grupo também precisava manter a eficiência operacional. Gerenciar esse equilíbrio era crucial para permitir um crescimento contínuo sem ser prejudicado pelas complexidades de escalar uma operação tão vasta.
Desafios
No processo de expansão para diversas marcas, a Vikings Philippines enfrentou quatro desafios principais:
Manutenção dos padrões : Cada uma das 68 lojas tinha sua própria lista de verificação de abertura e fechamento. A sede não tinha supervisão suficiente para garantir que os mesmos padrões fossem cumpridos em todas as marcas.
Acompanhar a receita : saber o desempenho diário do negócio tornou-se uma tarefa demorada: as equipes de auditoria na sede costumavam gastar até meio dia todos os dias apenas agregando relatórios de vendas das filiais.
Criando comunidade : A Vikings Philippines liderava um exército de funcionários, mas todos estavam desconectados uns dos outros. Era difícil construir um senso de comunidade dentro dos limites restritos dos grupos de bate-papo do Viber e do WhatsApp.
Expansão eficiente : sem um rastreador de gerenciamento de projetos adequado, coordenar a inauguração de novas lojas consumia muito tempo.
Digitalização de Processos Operacionais: Aproveitando a Base Lark para Manter Padrões Consistentes
Para garantir que os clientes experimentem uma qualidade consistente em todos os estabelecimentos, a sede estabelece rotinas padrão antes da abertura e do fechamento das lojas. Isso inclui medidas para garantir que os equipamentos estejam funcionando, que comodidades como banheiros estejam higienizadas e que o ambiente seja consistente. As rotinas variam de acordo com o conceito da marca, de modo que um restaurante de buffet teria procedimentos diferentes em comparação com um restaurante de hot pot.
Antes do Lark, os gerentes das filiais marcavam em papel e enviavam uma foto das listas de verificação preenchidas para a sede. A equipe da sede gastava muito tempo analisando as fotos das listas de verificação preenchidas das 65 lojas enviadas para suas contas pessoais do Viber.
Quando algum equipamento precisava de conserto ou surgia algum outro problema de manutenção, o gerente da agência registrava os detalhes em um diário mantido na loja e enviava uma foto para a equipe de operações na sede via Viber. A equipe da sede precisava compilar informações rotineiramente de seus chats pessoais e tomar outras medidas, como entrar em contato com prestadores de serviço. Eles continuavam a atualizar a agência por meio do chat pessoal. A coordenação, por si só, podia levar até 30 minutos por problema da equipe de operações .
Com o Lark Base , a sede centralizou as listas de verificação de abertura e fechamento de lojas específicas para cada marca. Agora, os atendentes enviavam um formulário Lark online de seus celulares, que era preenchido automaticamente em uma tabela do Lark Base específica para cada marca. A sede podia ver registros agregados das listas de verificação de cada marca de uma só vez, economizando tempo.
Mas, mais do que isso, a centralização permitiu que a sede definisse padrões e monitorasse sua aplicação em campo. Tornou-se mais simples abrir mais uma loja, garantindo que os padrões e, consequentemente, a experiência do cliente não fossem diferentes de outras lojas da mesma marca.
As solicitações de manutenção foram centralizadas entre as marcas para maior eficiência. Por exemplo, se uma loja relatasse um freezer danificado, a equipe de operações da sede veria a situação em um só lugar e designaria a pessoa certa para resolver o problema.
A digitalização dos fluxos de trabalho e a agregação de dados economizaram até 70% do tempo da equipe, tanto na filial quanto na matriz . Além disso, a configuração do nível de centralização, por marca (para listas de verificação diárias) ou por completo (para manutenção da filial), permitiu que a Vikings Philippines otimizasse seus fluxos de trabalho.
” Cada marca é diferente. Mas também é o mesmo, pois queremos garantir o mais alto padrão de atendimento ao cliente para quem entra em uma loja da Vikings Philippines. A Lark realmente nos ajuda a impor padrões em todos os níveis, ao mesmo tempo em que atendemos às diferentes necessidades de cada marca. ” – Jackson Go, CEO.
Processos rápidos e transparentes: criando fluxos de trabalho inteligentes com aprovações Lark
Quando uma filial precisa comprar materiais ou itens para um ponto de venda, a matriz normalmente analisa a solicitação. A autoridade de aprovação e o número de aprovadores dependem de vários fatores, incluindo a marca ou ponto de venda que faz a solicitação, o tipo de item e o valor monetário envolvido.
Antes do Lark, os gerentes das agências enviavam solicitações em formulários impressos, tiravam uma foto e a enviavam para a equipe de auditoria na sede. A equipe de auditoria assinava a foto e a enviava de volta, mas também inseria manualmente os dados da solicitação no Excel para registro.
Após o Lark, o processo de aprovação passou por uma revolução digital. Com o Lark Approvals , a Vikings Philippines começou a trabalhar e mapeou a lógica para o roteamento de aprovações. Com base nisso, eles criaram um fluxo de trabalho no qual um gerente de agência poderia enviar uma solicitação de aprovação em um formulário simples via celular. O Lark Approvals então faz o trabalho pesado e encaminha a solicitação para as pessoas certas em uma cadeia de aprovação, enviando notificações automatizadas. Além disso, o gerente da agência agora pode ver de forma transparente todos os aprovadores envolvidos na solicitação e o status da aprovação em tempo real.
Acompanhando a Receita: Simplificando os Relatórios de Receita com o Lark Base
Com 68 pontos de venda diferentes, a equipe de auditoria precisava consolidar relatórios diários de vendas para que a liderança tivesse uma noção da receita e do desempenho de cada marca e ponto de venda. Antes do Lark, a equipe de auditoria compilava e transcrevia dados em fotos enviadas pelos gerentes das filiais. A equipe de auditoria acabava gastando até meio dia por dia registrando manualmente, verificando novamente se havia erros e conciliando os valores de vendas com as contas bancárias .
Após o Lark, a eficiência da equipe de auditoria dobrou. Os gerentes de cada filial enviavam um formulário online que preenchia automaticamente um registro do Base. A equipe de auditoria só precisou verificar uma interface e analisar um registro já digitalizado. Eles gastaram apenas 2 horas para conciliar os relatórios diários de vendas de mais de 60 lojas de todas as marcas.
Além disso, o controle de acesso granular da Lark Base permitiu que o relatório de vendas agregado fosse divulgado seletivamente por marca e filial. Além disso, a Vikings Philippines agora podia gerar visualizações detalhadas das tendências de vendas entre marcas e pontos de venda, tornando-as visíveis e permitindo que a empresa agisse rapidamente. Ao digitalizar seus processos, a empresa conseguiu obter insights sem precedentes.
” Substituir papel por Lark foi uma das melhores decisões. Dobramos nossa eficiência e economizamos tempo todos os dias. ” – Sra. Gee, Auditoria.
Construindo uma Comunidade: Unindo Funcionários por meio do Lark Moments e do Lark Messenger
À medida que a empresa crescia, gerenciar 3.000 funcionários tornou-se tedioso e trabalhoso. A força de trabalho da Vikings Philippines era dividida em aproximadamente três categorias: funcionários da sede, funcionários das lojas e freelancers da linha de frente nas lojas. Os gerentes da sede e das filiais usavam o Viber, um aplicativo de bate-papo pessoal popular nas Filipinas, e o Facebook Messenger para se comunicar com os funcionários da linha de frente e freelancers. Os funcionários da sede usavam o WhatsApp para se comunicar entre si.
A Vikings Philippines utilizou o Lark Messenger para centralizar as comunicações entre 3.000 funcionários, desde as lojas até a sede e entre as 18 marcas diferentes. A Vikings Philippines utilizou especificamente o Lark Moments , um feed interno de mídia social, como um espaço digital onde os funcionários interagem. Aniversários são comemorados e conquistas são anunciadas, criando um ambiente onde toda a empresa pode participar e compartilhar momentos felizes. Isso incutiu um senso de identidade e um forte senso de comunidade.
“Lark é como um corredor digital para os Vikings. Temos mais de 3.000 funcionários e freelancers em todo o país, mas este é um lugar onde podemos nos reunir para realmente nos unir como uma equipe. ” – Nic Aliwalas, Parceiro de Negócios de RH
Simplificando a expansão: executando projetos complexos com Lark
Além de gerenciar suas lojas existentes, a Vikings Philippines também estava se expandindo. A abertura de novas lojas envolvia diversos processos que precisavam ser concluídos em um prazo apertado. Além dos processos, a abertura de novas lojas envolvia diferentes tipos de responsáveis, como decoradores de interiores, gerentes de filiais, equipes de construção, faz-tudo, além de equipes na sede, como gerentes de auditoria e de projeto, que precisavam ser ágeis nas decisões e aprovações para garantir um lançamento pontual.
Os gerentes de projeto da Vikings usavam o Excel para registrar as tarefas e atualizar o progresso ao longo do projeto. No entanto, eles precisavam usar aplicativos de mensagens como Viber e WhatsApp para solicitar que os PICs respondessem ou notificassem sobre atualizações de status. Os gerentes de projeto podiam acabar gastando até 20 minutos por dia apenas atualizando os registros e tentando obter uma noção do progresso. Além disso, também era difícil garantir que houvesse visibilidade para os líderes. À primeira vista, eles não conseguiam ver o status do projeto, quantas tarefas estavam em andamento ou quanto dinheiro já havia sido gasto.
Após o Lark, a equipe usou o Base para acompanhar projetos e economizou 40% do tempo . Com apenas um clique, eles conseguiram gerar gráficos de Gantt e visualizações de cronograma. Os gerentes de projeto conseguiram intuir imediatamente o que era um bloqueador, uma dependência e entender o impacto de qualquer atraso. Além disso, conseguiram configurar automações para disparar notificações. Os líderes de projeto também conseguiram planejar em um nível mais alto para visualizar padrões de quanto tempo as tarefas normalmente levavam para serem concluídas.
Conclusão
Vikings Philippines demonstra o impacto revolucionário que a tecnologia pode ter nas operações, mesmo em empresas que já são pioneiras em seus setores. O Lark simplificou a complexidade de operar 68 lojas, gerenciando 18 marcas distintas e envolvendo mais de 3.000 funcionários. A Lark não só aumentou a produtividade, economizando tempo considerável em diversas atividades, como a digitalização também lançou as bases para insights sem precedentes sobre as operações.
