Por trás das soluções de vending de alta tecnologia da IJOOZ, os fluxos de trabalho internos ainda enfrentavam dificuldades com registros manuais e processos de aprovação complicados. Ao adotar o Lark, a IJOOZ unificou e automatizou seus fluxos de trabalho, permitindo que as equipes gerenciem dados de fornecedores e aprovações de compras em tempo real, de qualquer lugar.
Agora, as operações funcionam de forma eficiente, os formulários estão sempre atualizados e a empresa mantém um controle rigoroso de custos enquanto continua a expandir suas operações.
Kennis Lau
Gerente Sênior de Software
“No geral, o Lark se tornou uma parte fundamental do nosso espaço de trabalho digital. É intuitivo, integrado e ajuda nossa equipe a manter o alinhamento e a produtividade.”
Perfil da Empresa
Usar a tecnologia para conectar pessoas a alimentos frescos é a missão da IJOOZ. Fundada em 2016 em Cingapura, a IJOOZ é líder no setor de varejo inteligente e robótica alimentar, oferecendo uma variedade de soluções inovadoras para o setor de alimentos e bebidas.
Seus produtos — IJOOZ Smart Juicer e Smart Shop — tornam possível a experiência de compras autônomas e sem contato, combinando hardware e software de ponta para criar uma jornada de varejo digitalizada e fluida.
Segmento:
Alimentos e Bebidas
Tamanho:
250 - 500
Localização:
Cingapura
Desafios
Na IJOOZ, priorizar a tecnologia foi essencial para desenvolver as soluções de vending mais avançadas do mercado. No entanto, nos bastidores, os processos internos não acompanhavam o mesmo ritmo. Apesar da tecnologia de ponta presente nas máquinas, algumas equipes internas ainda estavam presas a métodos manuais e ultrapassados.
Um exemplo claro era a equipe de atendimento ao cliente. Sempre que precisavam lidar com tarefas relacionadas a fornecedores, recorriam ao Microsoft Word para preencher ou atualizar formulários. Esse processo até funcionava nos primeiros anos da empresa, mas com o aumento do número de fornecedores e da carga diária de trabalho, tornou-se insustentável. O processo consumia tempo, aumentava a chance de erros e dificultava a manutenção de registros precisos e atualizados.
A equipe de compras também enfrentava desafios. Sem uma forma em tempo real de acompanhar os gastos, os custos muitas vezes só apareciam depois de meses, gerando atrasos e confusão. Além disso, não existia um processo claro de aprovação para as aquisições—alguns pedidos eram feitos antes mesmo de verificar se estavam dentro do orçamento. Isso tornava difícil controlar custos e manter os registros financeiros organizados. A IJOOZ sabia que não poderia continuar crescendo com esses gargalos e precisava de uma solução tecnológica que elevasse suas operações internas ao mesmo nível de seus produtos.
Soluções
Automatizando o gerenciamento de fornecedores com precisão
Com o Lark Base — uma plataforma de gestão de dados sem necessidade de código — a IJOOZ criou um hub centralizado online onde todas as informações de fornecedores são armazenadas. Qualquer pessoa, independentemente do nível técnico, pode organizar, buscar e atualizar registros com facilidade. Isso reduz o tempo perdido procurando documentos espalhados e garante que todas as alterações sejam registradas e rastreáveis.
Agora, os membros da equipe podem acessar e atualizar os dados dos fornecedores de qualquer lugar — seja no escritório, em visitas externas ou em movimento — mantendo a produtividade em qualquer situação. Com a extensão DocuGenius, os formulários são gerados em segundos, sempre com as informações mais recentes, garantindo consistência, atualização automática e eliminando erros de digitação.
Ao centralizar as informações, rastrear todas as atualizações e padronizar os formulários, a IJOOZ não só economizou tempo valioso, como também construiu um sistema capaz de crescer junto com sua rede de fornecedores.
Formulários padronizados agora podem ser gerados automaticamente em segundos com o DocuGenius.
“O Lark Base funciona como uma plataforma flexível e centralizada para o gerenciamento de dados estruturados. É fácil de personalizar e permite colaboração em tempo real.” – Kennis Lau
Organizando o processo de compras com supervisão digital
A IJOOZ enfrentou os desafios do setor de compras personalizando um fluxo de aprovação sob medida para suas necessidades específicas. Agora, todas as solicitações de compra exigem aprovação prévia, garantindo alinhamento com o orçamento antes que qualquer pedido avance.
Após a aquisição, faturas e documentos são carregados diretamente na plataforma, permitindo a comparação em tempo real entre os custos aprovados e os custos reais. Todos os registros — desde aprovações até a documentação financeira — são armazenados de forma centralizada, o que simplifica auditorias e reforça a responsabilidade.
Essa transformação digital eliminou surpresas orçamentárias, melhorou a precisão dos relatórios financeiros e deu à gestão as ferramentas necessárias para aplicar uma disciplina fiscal eficaz.
Todas as aprovações para a compra de laranjas passam por um sistema centralizado.
“O Lark Approval também se tornou uma parte essencial das nossas operações diárias. Ele simplifica o processo de envio, acompanhamento e aprovação de solicitações entre diferentes departamentos.” – Kennis Lau
